Comment construire son reporting RSE ?

25/02/2021

Comment construire son reporting RSE ? Voilà une problématique à laquelle tout responsable RSE ou en charge de la DPEF (on en profite pour partager la nôtre ici) de son entreprise est ou a été confronté. Parmi les écueils fréquemment rencontrés : la difficulté à faire remonter la donnée, à organiser sa collecte. La mauvaise définition des indicateurs peut également entraîner des écarts et/ou erreurs. Enfin, il est parfois difficile de fournir les documents justificatifs aux auditeurs (faites-nous confiance, on sait de quoi on parle).

A l’image d’un plat bien cuisiné, nous allons vous partager notre liste de course des meilleurs ingrédients pour réussir votre recette de reporting RSE.

N.B. : cet article s’adresse essentiellement à un public n’ayant pas (encore) un outil de reporting RSE dans ses valises.

Définir précisément vos indicateurs  

Cela peut paraître évident, mais commencez par bien décrire la formule du calcul qui permet d’obtenir votre indicateur.
Ex : Taux de fréquence = Nombre d’accidents du travail avec arrêt / (Nombre d’heures travaillées x 1 000 000)

Ensuite, nous vous recommandons de définir de manière précise les différents termes du calcul et de bien mentionner les exclusions.
Ex : Heures travaillées = Heures effectives des ETP en CDD, CDI et intérim (hors stagiaires)

Pour éviter une erreur très courante, pensez à indiquer les unités de référence.
Dans la même veine, vous devez bien préciser le périmètre temporel.
Ex : année civile, du 01/07/N-1 au 30/06/N, …

Pour rendre tout ce travail plus lisible vous pouvez le regrouper en une note méthodologique unique qui vous servira de support de communication auprès des différents contributeurs.

Identifier le périmètre et les contributeurs

Pour chacun des différents indicateurs, il faut identifier les sites qui y contribuent. Pour chacun des sites, il est nécessaire d’identifier les contributeurs et relais sur site qui vous fourniront la donnée.

Une fois ce travail réalisé, vous pouvez communiquer aux différent contributeurs leurs responsabilités et la description des données qu’il doivent vous fournir (cf partie précédente).

Créer des tableaux de consolidation des données filiales

Afin de faciliter la collecte des données qui vous seront transmises par les différents sites, nous vous préconisons de créer des tableaux de collecte par entité. Ils peuvent être remplis par un référent du reporting ou être sur des espaces en ligne auquel les différents contributeurs ont accès. Pour éviter des erreurs lors de la consolidation, travailler sur un outil automatisé vous permettra de traiter automatiquement les données remontées pour vous calculer vos indicateurs.

Point de vigilance sur la stabilité de la donnée : rien ne sert de demander aux contributeurs de saisir la donnée le lendemain de la fin de l’exercice si sa base de données attend encore des remontées. L’exemple typique est celui des indicateurs liés aux déchets : parfois, les BSD (Bordereau de Suivi Déchets) avec les tonnages ne reviennent que plus tard et sont donc saisis avec un certain délai.

Préparer l’audit en documentant votre reporting

Pour faciliter la tâche des auditeurs et vous faire gagner du temps lors de son intervention pour vérifier votre reporting RSE, nous vous invitons à :

  • Demander les bases de données (BDD) qui ont permis aux différents sites de remonter les données tout en veillant à la nomenclature des documents.
  • Organiser les documents dans une base documentaire avec une arborescence claire.

Pour aller plus loin, favoriser des revues de cohérence en interne entre année N et N-1 sur les données remontées par filiale. Il s’agit en réalité d’apporter un contrôle supplémentaire pour identifier les éventuels écarts significatifs entre les 2 années et de les corriger le cas échéant.

Pour continuer à s’améliorer, nous vous conseillons d’anticiper et de profiter des périodes de creux (s’il y en a…) en aidant vos filiales à améliorer leurs outils de suivi, à travailler uniquement en base de données pour utiliser des TCD – Tableaux Croisés Dynamiques et accompagner les nouveaux contributeurs.

Rédigé par Luca Marée

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